SEARCH:
m05_4al4767_39l_72dpi_768-268

Ako vytendrovať to, čo chcete

Výber logistického partnera je pre firmu rozhodnutím, na ktorom môže bez nadsázky stáť i padať úspech jej podnikania.  Správnym postupom počas tendra dokáže spoločnosť výrazne znížiť škálu rizík súvisiacich s nevhodným výberom partnera a predovšetkým vyťažiť maximum z výhod outsourcingu: zvýšiť efektivitu, zlepšiť kvalitu služieb a optimalizovať náklady. Ako postupovať vo výberovom konaní tak, aby ste na jeho konci získali naozaj toho najvhodnejšieho logistického partnera, radí obchodný riaditeľ DB Schenker na Slovensku, Martin Hrnčiar. 

Pri výberovom konaní postupujte systematicky, štruktúrovane a predovšetkým s potenciálnymi dodávateľmi otvorene komunikujte. Absencia dát a informácií zo strany zadávateľa komplikuje prípravu cenových ponúk a v konečnom dôsledku často krát spôsobí, že klient nie je schopný ponuky relevantne porovnať a  vybrať najvhodnejšieho partnera.

To môže mať pre obe strany negatívne následky napríklad v podobe opätovného a zdĺhavého prehodnocovania zmluvných podmienok,  neočakávaných nákladov vyplývajúcich z nesprávne interpretovanej cenovej ponuky alebo zo služieb vykonávaných nad rámec zmluvy. Časté striedanie poskytovateľov logistických služieb sa rovnako môže odraziť v poklese kvality logistických a prepravných služieb, demotivácii zamestnancov a straty dôvery zákazníkov.

Čo musíte  vedieť  pred výberovým konaním

Samotný postup pri výberovom konaní môžeme rozdeliť na štyri fázy – príprava, zadanie, vyhodnocovanie a uzavretie tendra. Veľmi dôležitou je najmä prípravná fáza. V rámci nej si musíte  ujasniť  viacero bodov. Ako prvé, čo chcete výberovým konaním dosiahnuť. Ciele  môžu byť rôzne, najčastejšie ide o úsporu nákladov,  zefektívnenie fungovania logistických procesov.  Na to, aby bol cieľ splniteľný však potrebujete mať k dispozícii dáta o objemoch prepráv, logistických operáciách, tovarových tokoch, atď. Je to jednoduché – ak sa niekam chceme dostať, musíme vedieť, kde práve sme. Podrobné dáta sú kľúčové ako pri zadaní tendra, tak pri tvorbe cenovej ponuky a následnom hodnotení spolupráce s vybraným partnerom.  Príkladom môže byť klient, ktorý si za cieľ stanovil úsporu ročných nákladov na prepravné služby vo výške 3%. Pri komunikácii s ním sme však zistili, že klientovi chýbajú dáta potrebné na analýzu skutočných ročných nákladov a preto svoj cieľ prehodnotil a zameral sa na výber partnera, ktorý mu v priebehu roka dokáže zanalyzovať prepravné toky a poskytnúť relevantné prepravné dáta pre ďalšie výberové konanie. Profesionálna analýza dát klientovi priniesla aj benefity nad rámec pôvodne stanoveného cieľa – umožnila zvýšiť efektivitu interných  procesov a dosiahnuť vyššiu kvalitu prepravných služieb.

Keď viete, čo chcete výberovým konaním dosiahnuť,  stanovte kritériá výberu.  Toto odporúčanie môže znieť triviálne, avšak faktom je, že vopred pripravený zoznam kritérií s pridelenými váhami vám neskôr pomôže objektívne vyhodnotiť tender. Medzi kritériami výberu sa okrem ceny často objavuje prepravný čas, portfólio služieb partnera, umiestnenie pobočiek, skúsenosti vo konkrétnom odvetví  alebo technologické možnosti partnera, či ochota investovať do dobudovania potrebnej infraštruktúry.   Niektorí zadávatelia ešte pred vyhlásením výberového konania  zašlú potenciálnym dodávateľom žiadosť o poskytnutie bližších  informácií o ich spoločnosti a činnosti. Vďaka správnej selekcii a nižšiemu počtu potenciálnych dodávateľov potom výberové konanie prebehne rýchlejšie a efektívnejšie.

Rôzne prístupy k zadaniu tendra

Alternatívna ponuka

Pri zadaní výberového konania máte dve možnosti – žiadať od dodávateľov vyplnenie jednotnej šablóny cenovej ponuky alebo im nechať priestor na návrh alternatívneho riešenia vášho problému.

Po zostavení zoznamu potenciálnych dodávateľov prichádza na rad distribúcia zadania výberového konania.

Pokiaľ ide o  zadanie tendra, v praxi sa stretávame s dvoma typmi zadaní. Vo väčšej miere je zastúpený prvý typ – t.j. zadanie s presne určenou šablónou cenovej ponuky.  Druhým, menšinovým typom je zadanie, v ktorom sa klient zameria na ciele, ktoré chce s novým poskytovateľom logistických služieb dosiahnuť a štruktúru návrhu ponechá na dodávateľa.

V praxi prvá možnosť znamená jednoduchšie vyhodnotenie, pretože porovnávate jablká s jablkami, druhá možnosť však poskytuje väčší priestor na kreativitu dodávateľa, ktorá najmä pri rozsiahlejších projektoch môže priniesť zaujímavé efekty.

Bez ohľadu na to, ktorý typ zadania zvolíte, mali by ste už v tejto fáze potenciálnym dodávateľom zaslať aj sprievodnú dokumentáciu s prehľadom tovarových tokov, štandardnými prevádzkovými procesmi  a ideálne aj návrh zmluvy. Definujte tiež časový harmonogram výberového konania, kritériá výberu, požadované služby,  štruktúrovanie ceny či splatnosť faktúr.

Vyhodnotenie tendra

Pri výbere nezabudnite na osobné stretnutie so zástupcami potenciálneho dodávateľa - ako s budúcim Account manažérom, tak aj so zástupcom operatívy.

Pri výbere nezabudnite na osobné stretnutie so zástupcami potenciálneho dodávateľa – ako s budúcim Account manažérom, tak aj so zástupcom operatívy.

Vyhodnotenie a porovnanie jednotlivých ponúk by malo vychádzať z kritérií, ktoré ste si stanovili na začiatku výberového procesu. V tejto fáze je tiež vhodné osobné stretnutie s vybranými dodávateľmi za účelom osobnej prezentácie riešenia, ktorá môže pomôcť ujasniť si

prípadne sporné body a je zaujímavá aj z dôvodu možnosti osobne spoznať aj zástupcov operatívy a Account Managera, ktorý bude na strane dodávateľa dohliadať na vašu vzájomnú spoluprácu. Pýtajte sa i na proces implementácie riešenia a zdroje, ktoré sú naň vyčlenené. Využívajte aj možnosť preverenia referencií klientov. Práve z osobných skúseností sa môžete dozvedieť veľa o tom, ako bude vyzerať vaša potenciálna spolupráca. Firma, ktorá si je istá kvalitou svojich služieb, by nemala mať problém poskytnúť vám kontakty na svojich referenčných zákazníkov.

Uzavretie tendra

Potom, ako zvážite všetky rozhodovacie kritériá a vyberiete  jedného alebo viacerých dodávateľov, je dôležité si finálne prejsť všetky podmienky a stanoviť implementačný plán. Pri záverečnom jednaní si znovu potvrďte zmluvné podmienky, spomeňte všetky neštandardné požiadavky a predovšetkým – pýtajte sa. Ak má spoločnosť záujem o dlhodobú spoluprácu, bude sa k vám bude správať otvorene a férovo, pretože iba tak je možné uzavrieť obojstranne výhodnú zmluvu.


Martin Hrnčiar

Director of Sales, DB Schenker na Slovensku

Martin Hrnčiar má za sebou 14 rokov skúseností s riadením obchodu v oblasti logistiky. Za ten čas mu rukami prešli stovky zadaní i vyhodnotení tendrov, na ktorých základe tvrdí, že hlavným predpokladom každej úspešnej spolupráce – bez ohľadu na to, v akej oblasti pôsobíte,  je pozorné počúvanie a otvorená komunikácia.

martin.hrnciar@dbschenker.com